e-Otpremnica do 1. oktobra 2027: integracioni plan za firme sa magacinom i transportom

Postoje dva načina da firma reši zakonsku obavezu. Prvi je da zaposli čoveka koji je ispunjava. Drugi je da je ugradi u sistem u kome posao ionako nastaje. Razlika u ceni nije jednokratna: prvi način se plaća svakog meseca dok obaveza traje, drugi se plaća jednom.

Sa sistemom e-Otpremnica ta odluka je već na stolu, a rok je poznat.

Šta je na snazi, a šta stiže

Obavezna primena počela je 1. januara 2026. i u toj prvoj fazi obuhvata subjekte javnog sektora (i prijem i slanje), privredne subjekte koji isporučuju robu javnom sektoru, i sve koji rukuju akciznim proizvodima - gorivo, alkohol, kafa, duvan. Izmenama Zakona o elektronskim otpremnicama iz decembra predviđeno je da se tokom prvih šest meseci obavezne primene u nadzoru primenjuje visok nivo tolerancije prema očiglednim nenamernim greškama. Tolerancija se odnosi na greške, ne na obavezu slanja.

Druga faza počinje 1. oktobra 2027. Tada obaveza i slanja i prijema elektronske otpremnice važi za promet između privatnih subjekata. Produkciono okruženje je na eotpremnica.mfin.gov.rs.

Ako vaša firma nije u prvoj fazi, imate nešto više od godinu dana. To zvuči kao dovoljno vremena i jeste - ali samo ako se prvi deo posla ne odloži, jer prvi deo nije tehnički.

Zašto ovo nije isto što i e-Faktura

Firme koje su prošle uvođenje elektronskih faktura često pretpostave da je otpremnica manja verzija istog posla. Nije, i razlika je operativna.

Faktura nastaje jednom po isporuci, u računovodstvu, posle obavljenog posla, i njen ritam je mesečni. Otpremnica nastaje na rampi, u magacinu, u 6:40 ujutru, pre nego što kamion krene, i njen ritam je dnevni. Broj dokumenata je po pravilu višestruko veći, nastaju izvan kancelarije, i moraju da postoje pre nego što se roba pomeri.

Zato je e-Faktura bila projekat za računovodstvo, a e-Otpremnica je projekat za operativu. Ako je rešite tako što ćete magacioneru dati još jedan ekran, dobili ste novi ručni korak u najužem grlu dana.

Ono što mora da bude sređeno pre prve poslate otpremnice

Najduži deo posla nema veze sa API-jem. To su podaci.

• Šifarnik artikala sa jedinicama mere koje se poklapaju sa onim što stvarno izlazi kroz kapiju. Ako se u sistemu vodi u komadima, a izlazi u paletama, to će se videti prvog dana.
• Registar partnera sa tačnim PIB-om i matičnim brojem, i sa adresama mesta isporuke, a ne samo sedišta. Roba se isporučuje na gradilište, u prodavnicu, u pogon - ne u sedište firme.
• Mesta utovara i istovara kao entiteti, uključujući sopstvene magacine, pogone i gradilišta.
• Veza internih šifara sa šiframa kupca, ako je kupac traži.

Nema smisla automatizovati dokument dok isti artikal u tri sistema ima tri šifre. Taj posao traje mesecima, dosadan je, i ne može da se ubrza novcem u poslednjem trenutku.

Interna kretanja su često veći deo obima od prodaje

Firme sa sopstvenim magacinima, pogonima, servisom ili gradilištima obično potcene ovaj deo. Prebacivanje materijala iz centralnog magacina u pogon, sa pogona na gradilište, iz jedne firme grupe u drugu - sve su to kretanja robe.

Te otpremnice ne treba da nastaju kucanjem. Treba da nastaju iz dokumenta koji već postoji: radnog naloga, trebovanja, naloga za utovar. Ako se to postavi kako treba, količina ručnog rada posle uvođenja je manja nego pre njega.

Tri arhitekture i kada koja ima smisla

Ručni unos na portalu. Održivo do nekoliko dokumenata dnevno. Ispod tog obima integracija se ne isplati i to je legitiman odgovor.

Provajder ili posrednički servis koji šalje na osnovu izvoza iz vašeg sistema. Brz start, srednji obim. Mana je što ostaje dvostruko održavanje šifarnika i što se greške vide tek na kraju lanca.

Direktna integracija preko API-ja iz sistema u kome dokument ionako nastaje - WMS, ERP, aplikacija na skeneru u magacinu. Jedina varijanta koja ne dodaje ljudski korak.

Kriterijum za odluku je jednostavan: broj dokumenata dnevno pomnožen brojem lokacija sa kojih izlaze.

Deo koji se najčešće previdi: prijem i statusi

Otpremnica nije poslata pa gotovo. Druga strana je prima i potvrđuje, a količina koju je primila ne mora da se poklopi sa poslatom. Pitanja koja treba rešiti pre nego što sistem proradi:

• ko prati statuse i na kom ekranu ih vidi;
• šta se dešava kada prijem bude odbijen ili količina osporena, i ko to rešava;
• kako prevoznik ima pristup dokumentu tokom transporta;
• kako se dokumenti čuvaju i arhiviraju.

Ovo je proces sa vlasnikom, ne polje u formi. Firme koje ga ne definišu unapred otkriju ga kroz prvi spor sa kupcem.

Plan računat unazad od 1. oktobra 2027.

Do kraja 2026. Čišćenje šifarnika artikala, partnera i lokacija. Najdosadniji i najduži deo. Počnite ovde.

Prvi kvartal 2027. Popis tokova: koji dokumenti nastaju, gde, ko ih kreira, koliko ih je dnevno po lokaciji. Ovaj popis određuje arhitekturu, ne obrnuto.

Drugi kvartal 2027. Integracija i test u demo okruženju, sa paralelnim radom.

Treći kvartal 2027. Pilot na jednom magacinu ili jednoj liniji, pa proširenje na ostale.

1. oktobar 2027. Prelazak bez novog radnog mesta.

Kako da za pet minuta procenite da li vam treba integracija

Uzmite prosečan broj otpremnica koje izdate dnevno i pomnožite ga sa četiri minuta - realno vreme ručnog unosa i provere jednog dokumenta.

Šezdeset otpremnica dnevno daje četiri sata dnevno. To je pola radnog mesta, trajno, svake godine dok obaveza postoji. Uporedite taj broj sa jednokratnom cenom integracije i odluka se donosi sama.

Ako želite da ovo bude rešeno pre roka

APPARO gradi integracije ovog tipa: povezivanje vašeg ERP-a, WMS-a ili aplikacije u magacinu sa sistemom e-Otpremnica, tako da dokument nastaje automatski iz naloga koji ionako postoji, uključujući i interna kretanja između sopstvenih lokacija i firmi.

Počinjemo popisom tokova i stanjem šifarnika, jer se tu vidi da li je pred vama posao od mesec dana ili od šest. Taj nalaz vam koristi i ako integraciju posle radite sa nekim drugim.

Pišite na office@apparo.rs ili zakažite uvodni razgovor na apparo.rs/sr/start-project.