Kupiti ili praviti: kada gotov SaaS prestane da bude jeftiniji od custom softvera

Pitanje se skoro uvek postavi pogrešno. Ne glasi šta je jeftinije, nego sa čim koji trošak raste. Cena gotovog alata raste sa brojem ljudi. Cena sopstvenog rešenja raste sa brojem promena. Ako te dve krive niste nacrtali, odluku donosite na osnovu jedne cifre sa ponude, a ta cifra je najmanji deo troška.

Tri troška koja ne stoje u ceni licence

Integracije. Svaki dodatni sistem znači jedan novi tok podataka koji neko održava. Kada ih ima pet, održavanje veza počinje da košta više od licenci.

Proces koji se savija oko alata. Najskuplja stavka i jedina koja se ne fakturiše. Plaća se u radnim satima, svakog dana, i niko je ne knjiži kao trošak softvera.

Neiskorišćeno. Prema izveštaju kompanije Zylo za 2026. godinu, organizacije koriste oko 54% licenci koje plaćaju; preostalih 46% je čist trošak. Za firme do 500 zaposlenih prosečan godišnji iznos na neiskorišćene licence procenjen je na 3,8 miliona dolara, što su brojevi sa američkog tržišta, ali odnos od otprilike polovine važi široko.

Pet pitanja koja daju odgovor, a ne mišljenje

1. Da li je taj proces izvor vaše prednosti ili samo mora da postoji?

Obračun zarada mora da postoji i radi se isto u svakoj firmi - kupite ga. Način na koji formirate cenu za proizvod po meri, ili raspoređujete ekipe, ili vodite ponudu kroz konfigurator, verovatno jeste razlog zašto vas biraju - to je kandidat za sopstveno rešenje.

2. Koliko ljudi ga koristi i kako taj broj raste?

Licenca puta broj ljudi puta godine. Ako broj korisnika raste sa prometom, a cena po korisniku ne pada, dve krive se seku, i pitanje je samo kada.

3. Koliko sistema mora da razgovara?

Do dva - kupujte. Preko četiri - integracioni sloj je ionako projekat, i onda je pitanje samo da li ćete ga graditi svesno ili slučajno.

4. Koliko puta ste u poslednjih godinu dana rekli „alat to ne može, radimo ručno“?

Prebrojte te procese i procenite sate. To je jedini broj u celoj računici koji već imate, samo ga niste sabrali.

5. Šta se dešava ako dobavljač udvostruči cenu, ukine funkciju ili ga neko kupi?

Nije reč o paranoji nego o tome gde su vaši podaci i koliko košta izlazak.

Kako izgleda računica kada se uradi pošteno

Uzmimo firmu sa 40 korisnika i alatom od 30 evra po korisniku mesečno. To je 14.400 evra godišnje, odnosno oko 43.000 evra za tri godine.

Sada dodajte ono što obično izostane. Recimo da alat ne pokriva jedan proces, pa se dva dana mesečno radi ručno. Dva dana puta dvanaest meseci puta tri godine je 72 radna dana. Po ceni radnog dana od 150 evra, to je još 10.800 evra. Dodajte održavanje dve integracije i imate blizu 60.000 evra za tri godine.

Sopstveno rešenje za isti opseg obično stoji negde između 35.000 i 60.000 evra jednokratno, uz 15 do 20 odsto godišnje za održavanje i razvoj.

Poenta nije da je custom uvek jeftiniji. Poenta je da se tačka preseka pomera unapred svaki put kada dodate korisnika, integraciju ili proces koji alat ne pokriva - a unazad svaki put kada se vaš proces ispostavi kao standardan.

Hibrid je najčešće tačan odgovor

Najbolji rezultat obično ne izgleda kao izbor između dve opcije. Kupi se jezgro - računovodstvo, zarade, pošta, standardni CRM - a napravi se sloj koji opisuje baš vas, plus integracija između.

Custom ne znači „ceo sistem“. Znači onaj deo koji nijedan proizvod na tržištu ne poznaje, jer ga niko drugi ne radi na taj način.

Tri znaka da je vreme za sopstveno rešenje

• Postoji glavna tabela bez koje firma ne funkcioniše, i jedna osoba je održava. Kada ta osoba ode na odmor, posao uspori.
• Isti podatak se unosi u dva sistema. To nije nezgodnost nego mesto gde nastaju greške koje kasnije neko traži danima.
• Kupili ste alat, pa zaposlili čoveka da radi ono što alat ne ume. To je najskuplja kombinacija koja postoji.

Tri znaka da nije

• Proces još nije stabilan. Ako se menja svakog meseca, automatizovaćete haos i platiti da ga menjate.
• Postoji svetski standard za taj posao i svi ga rade isto. Knjigovodstvo i obračun zarada su rešeni problemi.
• Nemate ko da bude vlasnik proizvoda iznutra. Sopstveno rešenje bez osobe koja odlučuje šta ulazi u njega pretvara se u skupu zbirku želja.

Jedan test pre nego što odlučite

Opišite proces u pet rečenica, bez pominjanja ijednog alata. Zatim pitajte da li bi te iste rečenice važile za bilo koju drugu firmu u vašoj delatnosti.

Ako bi važile - kupujte, i prilagodite se. Ako ne bi, i ako je razlog za to baš ono čime se hvalite pred kupcima, onda je taj proces vaš proizvod, a ne nečiji tuđi.

Ako želite da vidite računicu za svoj slučaj

APPARO pravi custom softver, ali prvi razgovor je uvek o tome šta ne treba praviti. Prođemo alate koje već plaćate, procese koji se rade ručno i integracije koje već održavate, pa vam damo računicu sa sve tri stavke - ne samo sa licencom.

Često je zaključak da treba napraviti jedan modul, a ne sistem. To je uredan ishod i za nas.

Pišite na office@apparo.rs ili zakažite uvodni razgovor na apparo.rs/sr/start-project.