Marža po projektu pre kraja meseca: kako podaci sa gradilišta stižu do finansija za 24 sata

Postoji jedan broj po kome se odmah vidi kako je postavljen sistem izveštavanja kod izvođača: koliko dana posle kraja meseca uprava zna stvarnu maržu po projektu. Kod većine srednjih i velikih izvođača taj broj je između 45 i 60. Do tada je projekat odmakao za još petinu, ekipe su prebačene na drugo gradilište, mehanizacija je već negde drugde, a odluke koje su u međuvremenu donete donete su naslepo.

Ono što se retko primeti jeste da podatak koji za to treba već postoji. Prikuplja se svakog dana, na svakom gradilištu, i to po zakonu. Problem je što završi u potpisanom PDF-u - a PDF se ne sabira.

Podatak već postoji, samo je zaključan u dokumentu

Pravilnik o sadržini i načinu vođenja knjige inspekcije, građevinskog dnevnika i građevinske knjige („Sl. glasnik RS", br. 96/2023) propisuje da se ta dokumenta vode u elektronskom obliku, u PDF formatu, u okviru digitalne platforme, uz svakodnevnu potvrdu elektronskim potpisom odgovornog izvođača i stručnog nadzora. Za radove prijavljene od 1. januara 2024. to je obaveza, ne preporuka.

Pogledajte šta pravilnik traži da se upiše svakog dana: vremenske prilike, broj radnika, mehanizacija, vrste i količine materijala, kontrola radova, uzeti uzorci, uočeni nedostaci u dokumentaciji i nepredviđene okolnosti koje traže izmenu tehničkog rešenja. Građevinska knjiga uz to nosi tačne količine stvarno izvedenih radova po stavkama iz predmera - i izričito služi kao dokaz za obračun i naplatu.

To je, gotovo do polja, tačno onaj skup podataka koji je potreban za obračun marže po poziciji. Ljudi, sati, mašine, materijal, izvedene količine, zastoji. Sve se već piše. Samo se piše u formatu koji je napravljen da bude potpisan i arhiviran, a ne da bude sabran.

Zato prvi korak nije kupovina softvera. Prvi korak je odluka da se isti unos, koji se ionako radi, sačuva i kao struktura, a ne samo kao dokument.

Šifarnik pre softvera

Najskuplja greška u ovakvim projektima je da se prvo bira alat, a tek onda smišlja kako se troškovi vezuju za posao. Redosled je obrnut, i prvi korak se radi u tabeli.

Potreban je jedan identifikator koji važi svuda: u matičnoj firmi, u proizvodnji, u transportu, u magacinu i u knjigovodstvu. Pet nivoa je po pravilu dovoljno:

• projekat - ugovor sa investitorom;
• objekat ili deonica - fizička celina koja se posebno obračunava;
• pozicija predmera - ista šifra koja stoji u ugovoru i u građevinskoj knjizi;
• vrsta troška - rad, materijal, mehanizacija, podizvođač, indirektni;
• resurs - konkretan radnik, mašina, artikal.

Tri pravila oko toga vrede više od bilo koje funkcionalnosti. Šifra se ne menja tokom trajanja projekta, ni kada dođe aneks - aneks dobija novu poziciju, ne novu logiku. Šifra je ista u svim pravnim licima grupe, bez obzira na to čija je blagajna platila. I svaki dokument koji nastane - radni nalog, otpremnica, putni nalog, radni list, ulazna faktura - mora fizički da je nosi, jer se troškovi bez šifre kasnije raspoređuju procenom, a procena je upravo ono što se htelo izbeći.

Ako je ovo urađeno kako treba, izbor alata postaje relativno nevažan. Ako nije, ni najskuplji sistem neće dati tačan broj.

Minimalni skup polja koji se hvata na gradilištu

Ovde se projekti najčešće lome. Ne zato što ljudi neće da unose, nego zato što im se traži previše.

Radno pravilo: unos koji traje duže od tri minuta na telefonu neće biti urađen. Ne redovno, ne posle dvanaest sati na trasi. Zato skup polja mora da bude kratak i zatvoren - biranje sa liste, ne kucanje:

• datum i šifra pozicije;
• izvedena količina i jedinica mere;
• radnici: ko, koliko sati, koja kvalifikacija;
• mehanizacija: koja mašina, motočasovi ili kilometraža, i posebno sati u praznom hodu;
• materijal: artikal, količina i poreklo - magacin, dobavljač ili interna isporuka iz druge firme grupe;
• podizvođač, ako ga ima, i njegova količina;
• zastoj: šifrirani razlog, ne slobodan tekst - vreme, dokumentacija, materijal, energija, nadzor, mehanizacija, radna snaga;
• fotografija kao dokaz stanja.

Dva detalja odlučuju o uspehu. Prvo, aplikacija mora da radi bez signala i da sinhronizuje kasnije, jer na trasi cevovoda mreže po pravilu nema, a rešenje „unećemo uveče iz kancelarije" znači da ćete dobijati sećanja umesto podataka.

Drugo, zastoji su najvredniji podatak i najređe se hvataju. Bez šifriranog razloga zastoja nemate osnov ni za zahtev za produženje roka ni za naknadu štete, a upravo tu se gubi najviše novca koji je tuđa odgovornost. Slobodan tekst u dnevniku tu ne pomaže - pet različitih formulacija istog zastoja ne mogu da se saberu.

Četiri broja koja uprava gleda u ponedeljak

Cilj nije nadzorna tabla sa dvadeset grafikona. Cilj je nekoliko brojeva koji imaju vlasnika i posledicu.

Faktor produktivnosti po poziciji. Normirani (zarađeni) sati podeljeni stvarno utrošenim satima. Ispod 1 znači da se pozicija radi skuplje nego što je ugovorena. Kada se računa po poziciji, a ne po projektu, odstupanje na varenju cevovoda vidi se dok je na jednoj deonici, a ne kada je ponovljeno na tri.

Odstupanje utroška materijala od norme. Isto pravilo, ista granularnost. Sistematsko odstupanje na jednoj poziciji je skoro uvek ili greška norme, ili greška u kalkulaciji, ili gubitak koji niko ne prijavljuje - i sva tri slučaja traže različitu reakciju.

Iskorišćenost mehanizacije. Produktivni motočasovi naspram raspoloživih, sati u praznom hodu, i interna cena mašinskog sata koja se automatski knjiži na projekat umesto da se dogovara naknadno. Firma sa sopstvenim voznim parkom zapravo vodi malu rentu, a rente se mere iskorišćenošću.

Zarađeno naspram fakturisano. Stepen dovršenosti prema računovodstvenom priznavanju prihoda naspram ispostavljenih privremenih situacija. Razlika u jednom smeru je nenaplaćen rad koji finansirate iz svog obrtnog kapitala; u drugom je prihod koji ste priznali, a tek treba da ga izvedete.

Peti broj većina ne meri uopšte: procenat ponovnog rada. Pregled studija koji je uradio Navigant Construction Forum daje medijanu direktnih troškova ponovnog rada od 4,03% ugovorene vrednosti, uz realističan raspon od 4,03% do 6,05%; kada se uračunaju i indirektni troškovi, raspon ide od 7,25% do 10,89%, sa medijanom od 9,07%. Starije istraživanje Construction Industry Institute-a (RR 153-11) daje 4,4%. Ako vaša evidencija ne ume da odgovori koliko vas je prošle godine koštalo ono što je urađeno dva puta, taj trošak nije nestao - samo je knjižen kao nešto drugo.

Koliko košta to što se ne meri

Istraživanje koje su PlanGrid i FMI sproveli na uzorku od 600 profesionalaca pokazalo je da oko 35% radnog vremena odlazi na neproduktivne aktivnosti - više od 14 sati nedeljno po osobi. Od toga 5,5 sati odlazi na traženje projektnih informacija, 5 sati na usaglašavanje nesuglasica, a 4 sata na bavljenje greškama i ponovnim radom. Ukupan procenjeni godišnji trošak na nivou industrije bio je 177 milijardi dolara.

Kasnija studija Autodeska i FMI-ja, na uzorku od preko 3.900 profesionalaca, procenila je da su loši podaci - netačni, nepotpuni, nedostupni, nekonzistentni ili neblagovremeni - koštali svetsko građevinarstvo oko 1,85 biliona dolara u jednoj godini, od čega 88,69 milijardi samo na ponovni rad izazvan odlukama donetim na osnovu pogrešnih podataka. U istom istraživanju samo 12% ispitanika dosledno koristi projektne podatke pri odlučivanju.

To su globalni brojevi i uglavnom za projekte veće od prosečnog domaćeg. Ali struktura gubitka se ne menja sa razmerom: najveći deo ne odlazi na loše izvođenje, nego na kašnjenje informacije.

Redosled uvođenja koji ne zaustavlja posao

Sistem koji donosi vrednost tek kada je ceo gotov po pravilu ne bude gotov. Zato svaka faza mora da bude upotrebljiva sama za sebe.

Faza 0, dve do četiri nedelje. Šifarnik i kodni plan, testirani na jednom projektu koji je već u toku. Bez softvera. Ako se pozicije iz predmera ne mogu čisto preslikati na troškovne šifre, to se vidi ovde i košta nedelju dana, a ne godinu.

Faza 1, šest do deset nedelja. Mobilni unos na jednom pilot projektu i sa jednom ekipom. Isti unos generiše i podlogu za dnevnik i strukturisan zapis. Kriterijum uspeha nije „aplikacija radi", nego to da šef gradilišta prestane da vodi paralelnu svesku.

Faza 2. Integracija sa postojećim knjigovodstvom preko API-ja - radni nalozi, ulazne fakture, magacinska izdavanja - umesto migracije koja zaustavlja poslovanje. Ovde se rešava i ono što ionako stiže: obaveza slanja elektronskih otpremnica u prometu između privatnih subjekata počinje 1. oktobra 2027, a interna kretanja materijala između sopstvenih firmi, magacina i gradilišta su tačno onaj tok koji će morati da bude elektronski dokument.

Faza 3. Nedeljni izveštaj marže i faktora produktivnosti po poziciji. Tek sada, jer je tek sada podatak dovoljno pouzdan da se po njemu odlučuje.

Faza 4. Mehanizacija i telematika, podizvođači, sledljivost materijala i zavarivanja.

Tri greške koje ubijaju ovakav projekat

Sve odjednom. Zamena celog sistema u jednom potezu, na svim projektima, sa migracijom istorije. Takav projekat traje osamnaest meseci, potroši budžet na migraciju i ne isporuči nijedan izveštaj u međuvremenu.

Duplo vođenje. Ako se na gradilištu i dalje piše rukom pa neko u kancelariji prekucava, niste digitalizovali proces nego ste dodali radno mesto. Unos mora da nastane tamo gde nastaje i posao, prvi put i jedini put.

Merenje bez posledice. Izveštaj koji nema vlasnika i koji se ne otvara na sastanku u ponedeljak ujutru prestaje da se popunjava za dva meseca. Svaki od pet brojeva mora da ima ime pored sebe i pitanje koje se postavlja kada odstupi.

Na kraju, „u realnom vremenu" ne znači nadzornu tablu. Znači da osoba koja može da ispravi odstupanje sazna za njega dok se ono još može ispraviti. Odstupanje uočeno u utorak košta jedan dan rada. Isto to odstupanje, uočeno posle overe situacije, košta tri deonice i jedan težak razgovor sa investitorom.

Ako želite da ovo postoji kod vas

APPARO gradi upravo ovakve sisteme po meri: sloj između gradilišta i finansija koji nijedan gotov ERP ne pokriva. Šifarnik i kodni plan, mobilni unos koji radi bez signala, integracija sa postojećim knjigovodstvom preko API-ja, i nedeljni izveštaj marže i faktora produktivnosti po poziciji.

Ne počinjemo od softvera. Počinjemo od jednog vašeg projekta koji je u toku: prođemo predmer, kodni plan i način na koji se danas rade obračun i situacije, pa vam kažemo šta je realno moguće izmeriti već sledećeg meseca, a šta traži ozbiljniji zahvat. Taj razgovor vam koristi i ako posle njega ništa ne naručite.

Ako želite da vidite kako bi to izgledalo na konkretnom projektu, pišite nam na office@apparo.rs ili zakažite uvodni razgovor na apparo.rs/sr/start-project.